Convocatoria Sedes Nacionales 2017-2018

PRESENTACIÓN

La AGENCIA INFORMATIVA ROTARACT EN MEXICO (AIREM) es una de las 23 oficinas regionales de información y recursos para Rotaract a nivel mundial. Estas, están compuestas por dos o más distritos, dentro de uno o varios países. La AIREM está constituida en este caso por clubes Rotaract de los siete Distritos de México.

La AIREM tiene como propósito difundir información y facilitar la comunicación entre los Clubes Rotaract de los distritos participantes, ya sea del exterior (programas de RI a los cuales aplicar, eventos en otros países, etc.) así como de los mismos distritos participantes (Ideas, programas distritales, actividades, proyectos, eventos, etc.)

Ser sede nacional implica un gran compromiso y una responsabilidad, puesto que nos volvemos la imagen de nuestro lugar de origen frente a los clubes de todo México y del extranjero. Por ello, es importante crear conciencia y fomentar la participación del trabajo Rotaractiano, el cual nos invita al trabajo arduo, pero sobre todo a fomentar nuestros lazos de amistad.

Por esta misma razón, les invitamos a participar de la experiencia “Rotaract en México” y así tener la posibilidad de convivir con socios Rotaract de los siete distritos que integran nuestro país, una experiencia sin duda única y enriquecedora.

A continuación, y a nombre de la Agencia, me permito emitir la presente:

CONVOCATORIA

A las Representaciones Distritales Rotaract en México 4100, 4110, 4130, 4140, 4170, 4185 Y 4195 de RI, a presentar las candidaturas para la “Sede de la Conferencia AIREM y las Asambleas 2017-2018” bajo las siguientes:

BASES

REQUISITOS:

1. Ser un Distrito perteneciente a Rotaract en México, y puede apoyarse en algún club o clubes de su distrito, no perdiendo de vista que el responsable del evento es el propio RDR.

2. Contar con asistencias a las juntas AIREM del año, para así asegurar la promoción.

3. Cumplir los requisitos, condiciones y consideraciones de la presente convocatoria.

CONDICIONES GENERALES

1. La Ciudad sede debe estar cerca de medios de transporte que puedan conectar a todo el País.

2. Tener un evento de calidad tanto en infraestructura como en servicio a los asistentes.

3. Contar con un espacio en el cual pueda realizarse la Asamblea AIREM, teniendo todo lo indispensable: recursos materiales, internet, y sobre todo que esté disponible para un tiempo prolongado, con posibilidad para alimentos (coffee break, comida, etc.).

4. Protocolo de apertura y clausura del evento, en el que se considere la presentación de los Distritos asistentes, de los RDRS y de los funcionarios AIREM participantes, así mismo, es deseable invitar a su Gobernador de Distrito, y algunos Rotarios más.

5. Espacio para realizar la Feria o Expo de proyectos correspondiente.

6. Conferencias donde se ofrezca capacitación a los asistentes.

7. Deseable para todas las Asambleas, deberá contarse con fecha y costo del evento.

8. Para el caso de la Conferencia AIREM:

a) Es deseable realizar una actividad comunitaria.

b) Realizar una cena de Gala donde se deberá preparar el tiempo del protocolo en el cual se tomará protesta a los RDRS Electos para el periodo 2018-2019, así como al Presidente Electo junto con el equipo de Funcionarios AIREM 2018-2019. Deseable invitar al Gobernador Rotario del Distrito Anfitrión.

9. Para el caso de la Primera Asamblea de la AIREM, es indispensable contar con una serie de conferencias de liderazgo, capacitaciones donde contengan mesas de trabajo y temas sobre Rotary y Rotaract, armar equipos para realizar Rallyes.

10. Para el caso de la Segunda Asamblea AIREM, es obligatorio realizar la Navidad del Niño Indígena Nacional en colaboración con la persona encargada del comité de la Niñez en México de la Agencia.

11. Para el caso de la Tercera Asamblea AIREM:

a) Realizar una cena gala en la que se dará a conocer el nombre del Presidente Electo 2018– 2019.

b) Contar con un espacio para capacitación de los RDRS Electos para el año 2018– 2019.

DE LA PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA

La propuesta y los documentos que la integren deberán enviarse vía correo electrónico a: secretaria@airem.org, con copia a presidencia@airem.org y vicepresidencia@airem.org a partir del día Miércoles 18 de abril y hasta el día domingo 14 de Mayo del 2017 a las 23:59hrs. Es importante incluir el directorio del comité organizador (teléfonos, nombres, correos electrónicos, direcciones, Skype, etc.), así mismo, es deseable presentar cartas de apoyo del Presidente del Club Rotario Padrino del Club Organizador y del Gobernador Rotario del Distrito electo para el año 2017-2018.
La propuesta debe incluir:

1) Ciudad sede.
2) Itinerario del Evento.
3) Costo del evento
4) Fecha del evento*
5) Numero de Asamblea que se solicita **
6) Video promocional de la sede.

Para el caso de la primera Asamblea, la información que se presente deberá tener el carácter de DEFINITIVA.

*En caso de solicitar varias fechas para participar en la postulación favor de anotar ambas fechas posibles.

**La misma sede puede participar por cualquiera de las asambleas en caso de no resultar electo para una, es decir, podrá postularse para otra asamblea siempre que esté preparado con la otra propuesta.

DE LA DIFUSIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez recibidas las propuestas, a partir del lunes 15 de mayo del 2017 se publicaran las candidaturas en el grupo de Facebook REM y la Fan Page de la AIREM.

El consejo de RDRS en función, se encargará se difundir la información de cada candidato a sede nacional a todos los clubs de cada uno de sus distritos, así como recabar sus votos para definir la postura distrital.

DE LA EXPOSICIÓN Y VOTACIÓN

Para exponer la candidatura, se deberá presentar el RDR en funciones y electo (si lo consideran, también un representante de la ciudad Sede) en la Conferencia Nacional de Rotaract en Mazatlán, Sinaloa, los días 1, 2, 3 y 4 de Junio de 2017.

Dicha exposición se llevará a cabo ante el Consejo de RDRS, en la cual deberá presentarse el video promocional de la misma, detallando todas y cada una de las actividades del evento (Fecha propuesta, posibles visitas a algún sitio de interés, sedes, costos, etc.).

La Votación será cerrada o abierta dependiendo de la decisión del Consejo de RDRS y será emitida por los RDRS en funciones en conceso con los RDRS electos, tomando en consideración los votos de los clubs de sus distritos. Sólo será válido un voto por Distrito.

El orden de votación será el siguiente:

1. Conferencia Nacional 2018
2. Primera Asamblea
3. Segunda Asamblea
4. Tercera Asamblea

De no resultar electo para la asamblea elegida se podrá postular para las demás en el mismo orden de votación.

Una vez electas las sedes de las cuatro reuniones Nacionales se realizará el anuncio oficial en la Cena de Gala de la Conferencia AIREM Mazatlán 2017, donde se exhibirá el video promocional de la Conferencia Nacional 2018.

DEL PROCESO POSTERIOR A LA ELECCIÓN DE LAS SEDES

Se llevara a cabo la promoción de las cuatro reuniones Nacionales desde la Conferencia AIREM Mazatlán 2017, y deberán definir a más tardar la primera Asamblea todos los carnets de cada evento.

Las sedes a partir del momento en que son electas deberán ponerse en contacto con la AIREM, encabezada por el Presidente 2017–2018 Maximiliano Toledo Cruz, así mismo con su RDR 2017-2018 para poder coordinar detalles de cada evento. La difusión de todos los eventos se llevará a cabo en coordinación del RDR Anfitrión y de la AIREM.

CONSIDERACIONES ADICIONALES

1. Los costos oficiales para la Primera, Segunda y Tercera Asamblea de la AIREM no puede rebasar los $2000.00, y el costo oficial para la Conferencia AIREM no deberá rebasar los $4000.00 pesos.

2. Es responsabilidad de cada comité organizador de cualquier evento nacional, aportar a la Agencia Informativa de Rotaract en México, la cantidad de $100.00 por cada carnet vendido, tomados del costo exibido ante los socios, no rebasando los costos oficiales que encuentran en la consideración 1.

3. Cada comité organizador de cualquier evento nacional, tendrá que solventar el carnet del Presidente de la Agencia Informativa de Rotaract en México.

4. Recordar que se es anfitrión de una asamblea en la cual se ofrecen los recursos, el espacio y la asistencia para que los siete Distritos de nuestro país se puedan reunir y estrechar lazos de cooperación, por lo que el evento adquiere un carácter Nacional, por lo tanto, en el proceso de la organización, deberán participar activamente el encargado o encargados del evento en la ciudad sede, el RDR del Distrito Anfitrión y la AIREM.

5. Las actividades que se llevan a cabo dentro de los eventos nacionales y cuyo proceso son responsabilidad de la AIREM son: las convocatorias a Ferias y Expo Proyectos, elección de jurado para Ferias y Expo Proyectos, Orden del día de Asambleas, Capacitación de RDRS Electos, Tomas de Protesta de los RDRS Electos y Equipo AIREM.

6. Una vez electo para una sede, el mismo Distrito no puede lanzar otra propuesta de su distrito para otra asamblea, a menos que no exista algún candidato para contender por alguna de las sedes restantes.

7. Cada sede electa debe realizar un trabajo limpio, disciplinado y responsable de acuerdo con los compromisos adquiridos, recordando que al ser organizadores de un evento nacional también son embajadores y representantes de la ciudad sede. De no ser así, la Junta Directiva de al AIREM podrá tomar la determinación de absorver la responsabilidad del evento o cambiar el comité organizador, al no obtener la garantía de la cobertura de las necesidades de cada asamblea nacional expuestas en la presente convocatoria.

Cualquier asunto no considerado en la presente convocatoria, así como cualquier controversia derivada de la misma, será resuelta por el Consejo de RDRS.



Rotaractivamente

Agencia Informativa Rotaract en México

Samuel Rocha Arroyo
Presidente 2016-2017

Danae Pimentel Caro
Vicepresidenta 2016-2017

Andrea Figueroa Mijares
Secretaria 2016-2017

Maximiliano Toledo Cruz
Presidente Electo 2017-2018

¿Qué es la AIREM?

"La AIREM es la agencia Multi Distrital de México autorizada el 22 de Agosto del 2000, e integrada por los distritos 4150, 4170, 4180 y 4200."

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